Elastyczne formy zatrudnienia

Doświadczenie rozwiniętych rynków pracy wskazują na coraz większe problemy pracodawców ze znalezieniem odpowiedniej kadry do realizacji wyspecjalizowanych zadań. Ta sytuacja ma miejsce zarówno w sferze przedsiębiorstw, administracji jak i trzecim sektorze. Z tego rodzaju zjawiskami mamy do czynienia także na polskim rynku pracy.

Obecny stan rynku pracy coraz częściej wskazuje na deficyty ilości pracowników wykwalifikowanych, szczególnie tych, o wysokich umiejętnościach, odpowiadających potrzebom pracodawcy. Problemy pracodawców z cenionymi pracownikami nie zawsze są konsekwencją wysokości zarobków, ale również wynikają ze środowiska pracy.

Pracodawca jest zainteresowany dyspozycyjnością pracownika, nawet za cenę wyższych kosztów. W tych okolicznościach często pojawiają się problemy, które często są pochodną zobowiązań pracowników wobec rodziny, konieczność opieki nad dziećmi, czy innymi osobami zależnymi (np.: rodzicami, dziadkami). Podobne problemy pojawiają się w sytuacjach, kiedy z powodu oczekiwań klientów zachodzi konieczność wydłużenia czasu pracy zakładu, czy poszczególnych konsultantów.

Pracodawca stoi przed dylematami, jak rozwiązać takie sytuacje? Jest kilka możliwości:

• może zmienić pracownika, zatrudnić bardziej dyspozycyjnego, wtedy traci doświadczonego pracownika, jego umiejętności, a często jego kontakty, koszty przyuczenia nowej osoby są zazwyczaj bardzo wysokie i długotrwałe,
• może przekonywać pracownika, aby poświęcił się pracy kosztem innych zobowiązań,
• może wprowadzić uelastycznienie pracy, aby umożliwić pracownikowi godzenie obowiązków rodzinnych z pracą zawodową.

Wiele firm wprowadza już nowe uregulowania do regulaminów pracy, aby utrzymać związek z pracownikami, w których już zainwestowali znaczne środki.

Również w regulacjach prawnych wielu państw europejskich stosowane są rozwiązania z zakresu elastycznych form zatrudnienia np.: telepracy czy pracy dzielonej (jobsharing).

Polskie rozwiązania prawne nie są jeszcze w pełni przystosowane do modelowych rozwiązań, ale na bazie już istniejących przepisów, pracodawcy mogą wprowadzać instrumenty elastycznego zatrudnienia. Poniższe umowy zostały opracowane zgodnie z obowiązującym polskim prawem. Gwarantują one pracodawcy możliwość pełnego egzekwowania obowiązków pracowniczych, a pracownikom dają wszystkie gwarancje wynikające z prawa pracy. Poprzez swoją elastyczność dodatkowo umożliwiają pracę osobom, które w tradycyjnych unormowaniach nie podejmą pracy w ogóle, będą pracować bez gwarancji pisemnych (na czarno) lub będą pracować na umowy o dzieło lub zlecenie, pozbawiając się uprawnień pracowniczych.

Gdzie i kiedy stosować elastyczne formy zatrudnienia?

Elastyczne formy zatrudnienia pozwalają optymalizować tryb i czas pracy, tak aby osiągać możliwie najlepsze efekty, umożliwiają również łączenie obowiązków służbowych z innymi związanymi np. z opieką nad osobami zależnymi, szczególnym przypadkiem jest praca podczas urlopu wychowawczego.

W okresie urlopu wychowawczego rodzic – pracownik nie traci możliwości wykonywania pracy zarobkowej. Może on zarówno podjąć pracę zarobkową u swojego pracodawcy jak i rozpocząć pracę u pracodawcy nowego. Jednakże w obu tych przypadkach musi zostać koniecznie spełniony warunek, który wynika z art. 1862§1 Kodeksu Pracy. Wykonywanie pracy zarobkowej podczas urlopu wychowawczego nie może wyłączać możliwości sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, właściwe zatem byłoby zastosowanie np. telepracy lub zadaniowego trybu pracy. Należy pamiętać, iż zgodnie z ustawą o świadczeniach rodzinnych z 28 listopada 2003 r., w sytuacji podjęcia lub kontynuacji pracy zarobkowej podczas urlopu wychowawczego dodatek z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego (400 zł miesięcznie) nie przysługuje.

Pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może także złożyć pracodawcy wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z urlopu. Obniżony wymiar czasu pracy nie może być niższy niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy. Pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika. Warto w tym przypadku zastosować system job-sharing (dzielenie stanowiska pracy) co dodatkowo uelastycznicznia czas pracy.

W sytuacjach kiedy pracodawcy zależy na utrzymaniu pracowników, którzy przejściowo lub na stałe potrzebują elastyczności pracy proponujemy wybór jednej z trzech możliwości:

• zastosowanie telepracy,
• wprowadzenie pracy dzielonej,
• wybór zadaniowego czasu pracy.

Każda z tych form może mieć dodatkowe warianty lub mogą one się ze sobą łączyć.
Łączy je wspólne unormowanie w Kodeksie Pracy i związane z tym elementy regulujące stosunki pracy takie jak: wymiar godzin, uprawnienia pracownicze.

1. Telepraca to mechanizm wygodny dla tych wszystkich, którzy efekty własnej pracy mogą przekazywać drogą elektroniczną lub, w pracy, mogą wykonywać czynności wyłącznie przy pomocy sprzętu, bez względu na jego lokalizację.
2. Praca dzielona jest doskonałym rozwiązaniem tam, gdzie istnieje potrzeba ponadnormatywnej ilości godzin pracy dziennie, lub gdy osoby na tych samych stanowiskach jednocześnie wnoszą o skrócenie tygodnia pracy, jest to sposób na uelastycznienie stanowisk pracy, które są ściśle związane z konkretnym miejscem np. sekretariat biura.
3. Zadaniowy czas pracy jest przydatny w sytuacjach, gdy wykonywana praca jest możliwa do opisania jako system zadań wykonywanych przez pracownika samodzielnie. Wtedy można określić zadania i ogólny czas na ich wykonanie, a szczegóły organizacji pracy pozostawia się pracownikowi.

W przypadku zakładów pracy, w których obowiązuje regulamin pracy lub porozumienia zbiorowe regulacja na temat możliwości i warunków stosowania elastycznych form pracy powinna zostać zamieszczona w niniejszych dokumentach, każdy z pracowników powinien mieć jednoznaczną informację na temat warunków dostępności takich form zatrudnienia. Poniżej propozycja przykładowego zapisu:
"Pracodawca może stosować zadaniowy czas pracy, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania pracy. W szczególności zadaniowy czas pracy może być stosowany wobec pracowników posiadających pod opieką osoby zależne tzn. dzieci do lat 3 lub osoby niepełnosprawne"

TELEPRACA

Praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów oświadczeniu usług drogą elektroniczną.

Telepraca może być wykorzystywana wszędzie tam, gdzie pracownik może przekazywać wyniki swojej pracy do pracodawcy za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Należy wskazać, że jest to praca wykonywana „regularnie poza zakładem pracy”, co oznacza, że nie musi być stale wykonywana poza zakładem, a np.: 2 lub 3 dni w tygodniu. Daje to znacznie szersze możliwości zastosowania, ponieważ pracownik może częściowe być w zakładzie np.: na konsultacje z klientami.

W literaturze spotykamy trzy rodzaje pracy zdalnej, które spełniają kategorie telepracy:

• osoby pracujące stale poza zakładem pracy, ale w jednej lokalizacji (np.: w domu),
• osoby dzielące czas na pracę w zakładzie i poza zakładem pracy,
• osoby pracujące stale poza zakładem, ale w różnych miejscach (np.: u klientów, czy w różnych miejscach wskazanych przez pracodawcę).

Korzyści dla pracodawców:

• mniejsze koszty organizacji stanowiska pracy,
• możliwość elastycznego wykorzystywania czasu pracy pracowników,
• efektywniejsze docieranie do klientów,
• utrzymanie wartościowych pracowników w czasie konieczności opieki nad osobami zależnymi,

Korzyści dla pracowników:

• możliwość samodzielnego regulowania czasu i tempa pracy,
• utrzymanie wszystkich przywilejów związanych z umową o pracę,
• możliwość opieki nad osobami zależnymi

Wzór umowy o telepracę

ZADANIOWY CZAS PRACY

Czym jest zadaniowy czas pracy?

Art. 140 Kodeksu Pracy stanowi, iż w przypadkach uzasadnionych rodzajem, organizacją lub miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. W takiej sytuacji czas pracy pracownika określany jest wymiarem powierzonych mu zadań. Pracownik może stosunkowo samodzielnie decydować o tym kiedy wykona powierzone zadania.

Kiedy można stosować zadaniowy czas pracy:

• gdy pracownik może pracować poza normalnym rytmem pracy przedsiębiorstwa
• gdy zapotrzebowanie na pracę jest zmienne
• gdy utrudniona lub niemożliwa jest ewidencja czasu pracy
• gdy rodzaj pracy nie wymaga sztywnych godzin jej wykonywania
• gdy pracownik może wykonywać zadania samodzielnie, bez ścisłego nadzoru pracodawcy i jest w stanie sam określać sobie rozkład pracy.

Kiedy nie można zastosować zadaniowego czasu pracy:

• gdy pracownik znajduje się bezpośrednio w dyspozycji pracodawcy, stale świadczy pracę w jednym miejscu i określonym czasie pod nadzorem pracodawcy
• gdy praca musi być wykonywana w grupie i w ścisłym współdziałaniu z innymi pracownikami
• gdy istnieje dokładnie ustalony i nadzorowany godzinowy czas prac

Czy w systemie zadaniowego czasu pracy może przysługiwać wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych?

Istnieje taka możliwość. Wszystko zależy od ustalenia powierzonych pracownikowi zadań. Powinny być one tak ustalone, by pracownik mógł je wykonać w podstawowej normie czasu pracy (np. gdy pracownik zatrudniony jest w pełnym wymiarze czasu pracy, to powinien móc wykonać zadanie w przeciągu 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo). Jeżeli jednak zadanie zostanie tak wyznaczone, że niemożliwe będzie jego wykonanie w ramach podstawowych norm czasu pracy, wówczas pracownikowi może przysługiwać roszczenie o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Niemożność wykonania pracy w ramach podstawowych norm czasu pracy musi mieć charakter obiektywny, a nie wynikać z cech osobistych pracownika, czy sposobu wykonywania przez niego pracy – np. w sposób opieszały.

Dlatego niezmiernie ważne jest, by odpowiednio określić czasochłonność powierzonych pracownikowi zadań, tak by przy dochowaniu należytej staranności i sumienności pracownik mógł je wykonać w ramach podstawowego wymiaru czasu pracy.

Jak należy wprowadzić zadaniowy czas pracy?

System zadaniowego czasu pracy powinien zostać wprowadzony układem zbiorowym pracy, bądź regulaminem pracy. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy, ani nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, system zadaniowego czasu pracy ogłasza się w drodze obwieszczenia. Nie ma przeszkód by rozwiązania dotyczące zadaniowego czasu pracy wprowadzić ponadto do postanowień umowy o pracę.

Wzór umowy o pracę w systemie zadaniowego czasu pracy

JOB-SHARING

Czym jest job-sharing?

To praca na zasadzie dzielenia stanowiska. Polega ona na tym, iż dwóch lub więcej pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wykonuje jednakowe obowiązki w ramach jednego stanowiska pracy. Forma ta może być stosowana na stanowiskach, które umożliwiają wykonywanie tych samych czynności przez różne osoby w innym czasie. Popularne zastosowanie to ochrona obiektów, praca przy taśmie montażowej, obsługa sekretariatów, obsługa punktów kontaktu z klientami. Job-sharing to rozwiązanie dla matek wychowujących małe dzieci, osób odchodzących na emeryturę, absolwentów zaczynających pracę, studentów oraz dla wszystkich osób, które z osobistych przyczyn nie mogą pracować w pełnym wymiarze godzin.

Jak zatrudnione są osoby dzielące stanowisko?

Z każdym z pracowników należy zawrzeć umowę o pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy. Należy dokładnie określić wymiar etatu danego pracownika. Pracownik dzielący stanowisko może być zatrudniony na podstawie umowy o pracę na okres próbny, czas określony, czas wykonania danej pracy, czy w końcu na czas nieokreślony. Każdy z zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy pracowników ma wszelkie prawa i obowiązki pracownicze wynikające z Kodeksu Pracy i innych przepisów.

Jakie są korzyści dla pracodawcy?

Zastosowanie job-sharingu umożliwia obniżenie kosztów, większą wydajność pracy i wysoką jej jakość poprzez wykorzystanie pomysłów i doświadczeń większej liczby osób. To także zmniejszenie ryzyka związanego z nieobsadzonym stanowiskiem pracy z powodu absencji pracownika. Gdy jeden z pracowników jest nieobecny, drugi może go zastąpić – i nie zawsze będzie się to wiązało z koniecznością wypłaty dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych.

Pracownicy mogą pracować w czasie przez siebie uzgodnionym, a pracodawcy mają zapewnioną obsługę stanowiska również w godzinach ponadnormatywnych. Pozwala zmaksymalizować efektywność sprzętu i daje większe możliwości w orientacji na klienta.

Kiedy pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy przysługuje dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych?

Zgodnie z art. 151§5 Kodeksu Pracy strony powinny ustalić w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony wymiar czasu pracy pracownika. Dopiero przekroczenie tych godzin spowoduje obowiązek wypłaty dodatku. Przykład: strony określiły, że dodatek przysługuje za pracę powyżej 7 godziny na dobę. Pracownik A w danym dniu miał pracować w godzinach 8.00 – 12.00. W trakcie pracy pracodawca wydał polecenie służbowe, żeby został dłużej, do godziny 16.00, by zastąpić nieobecnego pracownika B, pracującego na tym samym stanowisku. Zatem za pracę w godzinach 12.00 – 15.00 przysługuje pracownikowi tylko normalne wynagrodzenie, bez dodatku.

Jakie zagrożenia może stwarzać dzielenie stanowiska?

Mogą wystąpić problemy z dzieleniem obowiązków i odpowiedzialnością za realizację zadania. Pracodawca powinien móc kontrolować pracę poszczególnych pracowników i ich wkład w realizację całego zadania. Pracownicy dzielący stanowisko powinni ze sobą ściśle współpracować i się uzupełniać.
Problemem jest także odpowiedzialność pracowników za mienie pracodawcy; bardzo przydatna jest zazwyczaj na tych stanowiskach umowa o współodpowiedzialności za powierzone mienie.

Wzór umowy o pracę na czas określony

Materiał przygotowany na postawie informacji zebranych w ramach projektu „Rodzic - Pracownik – rozwój zawodowy rodziców podczas urlopu wychowawczego”. W ramach projektu realizowana jest kampania skierowana do pracowników (w szczególności młodych rodziców) i pracodawców, promująca nowoczesne spojrzenie na kwestię zatrudniania oraz udzielenie wsparcia dla wszystkich zainteresowanych stosowaniem elastycznych form zatrudnienia (EFZ).