Lewy panel

Wersja do druku

Rozdział IV - Dokumenty aplikacyjne (CV i list motywacyjny)

Jesteś w zasobie archiwalnym naszego portalu. Informacje z tego artykułu mogą być nieaktualne. Polecamy nowsze artykuły na ten temat na naszym portalu. Zachęcamy do skorzystania z naszej wyszukiwarki.

Rozdział publikacji: Aktywnie szukam pracy

Dokumenty aplikacyjne to po prostu życiorys, czyli CV, i list motywacyjny. Gdy odpowiadasz na ogłoszenie prasowe, samodzielnie zgłaszasz się do firmy czy też prosisz kogoś z kręgu znajomych i przyjaciół o pomoc w znalezieniu pracy, dobrze jest przekazać dokumenty aplikacyjne.

Czasami zdarza się tak, że w ogłoszeniu prasowym pracodawca wyraźnie zaznacza prośbę o dostarczenie jedynie CV. W każdym innym przypadku, należy przesłać zarówno CV, jak i list motywacyjny.

Przygotowanie wymienionych dokumentów to nic trudnego. Należy pamiętać o zachowaniu kilku zasad i do nich się stosować. Przy pisaniu CV i listu motywacyjnego bardzo pomoże wcześniej przygotowany bilans umiejętności i mocnych stron.

Uwaga!
Przedstawione poniżej sposoby przygotowania CV i listu motywacyjnego to standardowe propozycje. Stosuje się je przy większości ofert zarówno prac biurowych, jak i fizycznych. Jeżeli jednak ubiegasz się o pracę, przy której wymagany jest szczególny zmysł artystyczny, dokumenty aplikacyjne powinny być odwzorowaniem Twojego stylu pracy (mogą być twórczym eksperymentem - w przypadku np.: grafika komputerowego, dekoratora, plastyka itp.). Zawsze należy pamiętać o konieczności przekazania czytającemu informacji na temat kandydatury. Forma jest jednak sprawą otwartą i bardziej dowolną.

ŻYCIORYS ZAWODOWY, Czyli CV

Co to jest CV?
Skrót CV pochodzi od łacińskich słów curriculum vitae, które w wolnym tłumaczeniu oznaczają ‘przebieg życia’. Często zamiennie używa się skrótu CV lub pełnej nazwy Curriculum Vitae dla oznaczenia tego samego dokumentu - życiorysu zawodowego. Najprościej można powiedzieć, że CV to życiorys.

Czy CV osoby niepełnosprawnej różni się od innych tego typu dokumentów?
Treść CV zależy od tego, czyj to jest życiorys, dlatego każde CV jest inne. Każdy z nas ma różne doświadczenia zawodowe, umiejętności, wykształcenie i inne cechy. Jedynie forma CV (jego wygląd) powinna odpowiadać pewnemu standardowi (opisanemu poniżej). To, że CV należy do osoby niepełnosprawnej, nie ma znaczenia. Opisz w nim siebie - swoje mocne strony.

Czy w CV należy umieszczać informacje dotyczące niepełnosprawności?
To pytanie, na które nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Jeżeli chcesz korzystać z ulg i uprawnień przysługujących niepełnosprawnemu pracownikowi, w Twoim interesie leży poinformowanie pracodawcy o posiadanym orzeczeniu. W innym przypadku nie jest to konieczne. Musisz się jednakże liczyć z ryzykiem, jakie niesie dla Ciebie praca na nieodpowiednim stanowisku lub w nieodpowiednim środowisku pracy. Zawsze o dopuszczeniu osoby do pracy decyduje lekarz medycyny pracy, który na wniosek pracodawcy musi wystawić zaświadczenie lekarskie o zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku.

Zależy to też od rodzaju niepełnosprawności. Jeżeli jest to np.: niepełnosprawność ruchowa czy narządu wzroku, warto o tym poinformować pracodawcę. Będziesz potrzebował pewnych udogodnień technicznych (np.: likwidacji barier architektonicznych czy przystawki do komputera), a pracodawca może o tym nie wiedzieć i nie być na to gotowy. Przygotowując CV, postaraj się przede wszystkim skupić na opisie Twoich kwalifikacji umiejętności, bo to one informują o Twoim przygotowaniu zawodowym.

Jaką formę powinno mieć CV?
Nowoczesny życiorys zawodowy, czyli CV, powinien mieć formę blokową. W poszczególnych blokach opisujemy swoje dane, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, itp. Jest to zasadnicza różnica między CV a tradycyjnym życiorysem, który był pisany tak jak szkolne wypracowanie.

Jak należy przygotować CV?
Do przygotowania CV bardzo przyda się bilans umiejętności i mocnych stron. Jeżeli go dokonałeś będzie Ci łatwo opisać przebieg swojej dotychczasowej historii zatrudnienia i wykształcenia, a także umiejętności i inne niezbędne informacje.

Wygląd CV
Dokument, jakim jest CV, Świadczy przede wszystkim swoim wyglądem o kandydacie. Często pracodawca, zanim osobiście spotka się z kandydatem, czyta jego CV. To swojego rodzaju wizytówka, materiał o charakterze promocyjno-informacyjnym, dlatego należy pamiętać, by CV było dokumentem:

o wysokiej estetyce i elegancji (CV musi być czyste i porządne),
sporządzonym na białym papierze formatu A4,
napisanym na komputerze lub maszynie do pisania (nie piszemy CV odręcznie, chyba, że w ogłoszeniu, na które odpowiadamy, jest takie wyraźne oczekiwanie pracodawcy, ale zdarza się to niezwykle rzadko),
zwięzłym, prostym, ale przejrzystym i zachowującym odpowiedni układ, najlepiej blokowy,
napisanym językiem pozbawionym zabarwienia emocjonalnego, zwrotów żargonowych i potocznych,
zachowującym poprawność zasad pisowni i gramatyki (należy wystrzegać się błędów przede wszystkim ortograficznych),
przekazującym o kandydacie pozytywne informacje (zasada atutu - patrz Rozdział VIII).

Informacje, które należy umieścić w CV
W CV umieszczamy wszystkie informacje, które są niezbędne do scharakteryzowania kandydata. Przedstawiamy je w zwięzłej formie, pamiętając, by był to dokument jasny przejrzysty.

Dane personalne

imię i nazwisko,
adres zamieszkania (zameldowania),
telefon (stacjonarny, komórkowy),
data urodzenia,
stan cywilny;

można także umieścić:

miejsce urodzenia,
e-mail,
stosunek do służby wojskowej (mężczyźni),
narodowość (w przypadku pracy za granicą).

Wykształcenie

wymieniamy tylko ukończone szkoły lub w których kontynuujemy naukę,
stosujemy odwrotną kolejność (zaczynamy od ostatnio ukończonej szkoły cofamy się do poprzednich),
wymieniamy: datę rozpoczęcia i ukończenia, nazwę szkoły, wydział lub kierunek i uzyskany tytuł lub specjalność zawodową (np.: inż. elektryk, technik ekonomista, zawód: introligator),
jeżeli masz wykształcenie średnie i matura, warto to zaznaczyć,
jeżeli ukończone szkoły mieszczą się w różnych miastach, można uwzględnić miejscowość,
jeżeli na ważnych egzaminach lub z kluczowych przedmiotów uzyskiwałeś bardzo dobre oceny, można to zaznaczyć (np.: matura z średnią ocen 5, praca dyplomowa z oceną bardzo dobrą).

Kursy i szkolenia

opisujemy tu ukończone lub trwające kursy i szkolenia,
stosujemy odwrotną kolejność (od ostatniego ukończonego kursu czy szkolenia cofamy się w czasie),
opisujemy termin kursu lub szkolenia, nazwę organizatora, nazwę kursu, ewentualnie zakres (to nie jest obowiązkowe),
jeżeli kurs lub szkolenie daje uprawnienia na określony czas, należy napisać, do kiedy je mamy.

Doświadczenie zawodowe

opisuje się je w odwrotnej kolejności (zaczynając od ostatnio zakończonej lub obecnej pracy, kończąc na początku kariery zawodowej),
należy podać datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, nazwę firmy, stanowisko i zakres obowiązków (opisać go w punktach),
jeżeli w czasie zatrudnienia w danej firmie awansowałeś, warto to zaznaczyć,
należy tu także umieścić informacje o odbytych praktykach zawodowych i stażach (szczególnie gdy nie masz udokumentowanego doświadczenia zawodowego, np. starasz się o pierwszą pracę).

Umiejętności
Umieszczamy tu faktycznie posiadane umiejętności, opisując je bardzo konkretnie; mogą się znaleźć takie elementy, jak (w zależności od indywidualnych cech kandydata):

znajomość języków (jakich i na jakim poziomie),
obsługa komputera (konkretnie jakie programy),
obsługa urządzeń biurowych (faks, ksero),
obsługa maszyn (np.: tokarka numeryczna, gilotyna introligatorska, maszyna sprzątająca - froterka),
prawo jazdy (jaka kategoria, można podać czas praktyki),
znajomość konkretnej branży (np.: kosmetycznej czy spożywczej),
posiadanie uprawnień (np.: uprawnienia SEP do 1kV, uprawnienia do obsługi wózków widłowych, minimum sanitarne, pracownicza książeczka zdrowia itp.),
inne szczególne dla kandydata umiejętności.

Umiejętności mogą być opisane w jednym punkcie lub rozbite na podpunkty odnoszące się do poszczególnych grup umiejętności (np.: języki obce, obsługa urządzeń).

W tym punkcie można opisać także swoje umiejętności interpersonalne i społeczne, a także dodatkowe cechy (szczególnie, jeżeli przesyłamy pracodawcy tylko CV bez listu motywacyjnego - na jego wyraźne żądanie):

dobra organizacja pracy,
dyspozycyjność i punktualność,
uczciwość, sumienność i rzetelność,
komunikatywność i łatwość nawiązywania kontaktów,
energia i dynamizm w działaniu,
terminowość i sumienność w realizacji zadań,
kreatywność i innowacyjność,
zadaniowe podejście do powierzonych obowiązków,
odpowiedzialność i samodzielność,
umiejętność współpracy i bezkonfliktowość,
szybkość uczenia się i pozyskiwania nowych umiejętności,
szerokie kompetencje,
zdolności techniczne lub manualne.

Cech może być bardzo wiele, w zależności od indywidualnych możliwości kandydata. Nie należy budować bardzo długich list - pisz to, co najważniejsze. Warto posłużyć się bilansem umiejętności i mocnych stron.

Zainteresowania
To bardzo ważny punkt CV. Mówi dużo o kandydacie, jego sposobie spędzania wolnego czasu, pasjach i temperamencie. Należy napisać to, co naprawdę leży w kręgu naszych zainteresowań, a nie sugerować się modą czy innymi czynnikami (np. tym, co piszą koledzy). Pracodawcy często pytają o zainteresowania podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

W CV można także zamieścić informacje dotyczące:

szczególnych osiągnięć (np.: otrzymane wyróżnienia, nagrody itp.),
prac społecznych i wolontarystycznych (jest to bardzo cenione przez pracodawców źródło zdobywania doświadczeń; informuje również o tym, że kandydat jest osobą aktywną, nieobawiającą się wyzwań (patrz Rozdział IX),
prac dodatkowych.

Czy w CV należy umieścić zdjęcie?
Umieszczenie zdjęcia nie jest konieczne. Czasem pracodawcy wyraźnie proszą w ogłoszeniu, aby CV było ze zdjęciem. W takim przypadku należy obowiązkowo je dołączyć (trzeba też pamięta, by podpisać je na odwrocie swoim imieniem i nazwiskiem). Zdjęcie można również nanieść na CV za pomocą skanera, a następnie wydrukować. Należy pamiętać o odpowiednim „obrobieniu” komputerowym zdjęcia, aby na wydruku było czytelne i wyraźne. Należy unikać kserowania CV ze skanowanym zdjęciem, gdyż ksero może zniekształcić Twoją podobiznę nie do poznania.

Co to jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych?
W ogłoszeniach prasowych często ukazuje się informacja o konieczności dołączenia do CV zgody na przetwarzanie danych osobowych. Taki obowiązek nakłada na pracodawcę Ustawa o ochronie danych osobowych. Każdy, kto przechowuje informacje dotyczące Twojego imienia, nazwiska, adresu, daty urodzenia itp., musi mieć Twoją pisemną zgodę na ich posiadanie. Przykładowa treść zgody znajdziesz poniżej. Pamiętaj, że zgoda jest ważna tylko wtedy, gdy jest podpisana:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zamieszczonych w CV dla potrzeb rekrutacji, zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dn. 29 sierpnia 1997 r. (Dz U. Nr 133 poz. 883)”.

LIST MOTYWACYJNY

Co to jest list motywacyjny?
Często bywa mylony z podaniem o pracę. To nie jest to samo. List motywacyjny ma zachęcić pracodawcę do zapoznania się z Twoją kandydaturą (przeczytania CV, zaproszenia na osobistą rozmowę). Jest Twoją odpowiedzią na ofertę pracy, dlatego musi być zaadresowany do konkretnego pracodawcy. Razem z CV stanowi komplet dokumentów aplikacyjnych.

Czy można napisać jeden uniwersalny list motywacyjny i wysyłać go każdemu pracodawcy?
Zdecydowanie nie. List jest pisany w odpowiedzi na konkretną ofertę pracy. Musi być odpowiednio zaadresowany i uwzględniać niektóre informacje na temat kandydata. Uniwersalne listy nie powiedzą nic szczególnego o osobie, która je pisała. Są tylko odtwarzaniem i powielaniem „oklepanych” formułek, a nie indywidualnym opisem kandydatury. List musi zainteresować czytającego, spowodować, że zwróci uwagę na danego kandydata. Powinien także przekazywać rzeczywiste informacje w sposób ciekawy i charakterystyczny dla danej osoby oraz opisywać mocne strony.

Czym list motywacyjny różni się od CV?
List motywacyjny i CV to dwa zupełnie różne dokumenty, które muszą się jednak uzupełniać się (być spójne). Mają różną formę. List motywacyjny pisze się tak jak szkolne wypracowanie, a CV w sposób blokowy. List motywacyjny zawiera tylko te informacje o kandydacie, które są istotne z punktu widzenia pracy, o którą się ubiegamy. List nie może więc być powtórzeniem CV.

Czy w liście motywacyjnym należy umieszczać informacje dotyczące niepełnosprawności?
Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna, podobnie jak przy CV. Można umieścić informacje dotyczące niepełnosprawności. Należy to zrobić, jeżeli niepełnosprawność powoduje potrzebę korzystania z pewnych udogodnień technicznych. Staraj się jednak wskazać pracodawcy, w jaki sposób radzisz sobie z realizacją postawionych przed Tobą zadań. Wyjaśnij sprawy, które dla Ciebie są oczywiste, lecz inne osoby mogły się z nimi nie zetknąć. Unikaj piętrzenia problemów - proponuj rozwiązania. List motywacyjny to szansa na prezentację kandydatury - przedstaw pracodawcy swoje umiejętności i atuty.

W jaki sposób przygotować list motywacyjny?
Mimo że list motywacyjny i CV to różne dokumenty, wiele zasad stosowanych przy ich przygotowaniu jest bardzo podobnych. Przede wszystkim należy pamiętać o estetyce dokumentu.

Wygląd listu motywacyjnego
List motywacyjny ma zachęcić pracodawcę do zaproszenia kandydata na rozmowę kwalifikacyjną i dostarczyć interesujących informacji na temat jego umiejętności kwalifikacji. Przygotowując list motywacyjny, należy pamiętać, aby:

użyć białej kartki papieru formatu A4,
zachować wysoką estetykę i poprawność językową,
pisać na komputerze lub maszynie do pisania (wydruk jest formą obowiązującą, chyba że pracodawca wyraźnie oczekuje pisma odręcznego),
zachować odpowiednią formę i ciekawą treść (opisywać konkretne informacje świadczące o posiadanych kwalifikacjach i umiejętnościach, unikać powtórzeń z CV, wybierać tylko te fakty, które mogą być istotne z punktu widzenia pracy, o którą się starasz),
zaadresować go do konkretnego pracodawcy lub firmy,
podać aktualną datę i miejscowość,
umieścić swoje dane personalne,
podpisać dokument odręcznie.

Informacje, które należy umieścić w liście motywacyjnym
Na list motywacyjny powinny składać się następujące części:

rozpoczęcie - to rodzaj wstępu zawarty w pierwszym akapicie, gdzie informujesz o chęci kandydowania na dane stanowisko, osobistych motywacjach związanych z zamiarem podjęcia danej pracy lub o źródle informacji o ofercie pracy itp.

Przykład:
nie pisz: Jestem zainteresowany podjęciem pracy w Waszej firmie, gdyż da mi to źródło utrzymania i pewność zatrudnienia.
napisz: Zgłaszam swoją kandydaturę do pracy jako monter artykułów plastikowych. Pragnę podjąć pracę, w której będę mógł wykorzystać swoje dotychczasowe doświadczenia zawodowe i zdolności manualne.

Pierwsza forma mówi tylko o tym, jakie Ty będziesz miał korzyści z podjęcia pracy, a tym pracodawca jest mniej zainteresowany. Druga wskazuje pracodawcy Twoje zainteresowanie pracą i możliwości, jakie posiadasz, które będziesz mógł wykorzystać w firmie (rozwinięcie nastąpi w dalszej części listu).

rozwinięcie - ta część może składać się z więcej niż jednego akapitu; umieść tu informacje o dotychczasowych osiągnięciach, obowiązkach związanych z wykonywaną dotąd pracą, także społeczną, woluntarystyczną lub w czasie praktyk i stażu, wykształceniem, o cechach osobowości i predyspozycjach osobistych oraz możliwościach, dzięki którym powierzone przez pracodawcę obowiązki wykonywać będziesz bardzo dobrze; to ważna część listu motywacyjnego, powinna zawierać konkretne informacje o kandydacie odwołujące się do faktów, które zaszły w jego życiorysie; w tym miejscu możesz umieścić również informacje dotyczące niepełnosprawności.

Przykład:
nie pisz: Jestem kreatywny i dobrze zorganizowany, cechuje mnie innowacyjność.
napisz: W czasie przygotowań obchodów „Dni Ziemi” organizowanych przez samorząd uczniowski szkoły, do której uczęszczałem, dałem się poznać jako dobry organizator i członek zespołu. Samodzielnie zorganizowałem i przeprowadziłem jeden z konkursów oraz pozyskałem nagrody od sponsorów.
napisz: W czasie praktyk szkolnych, które odbywałam w biurze ubezpieczeniowym, po przeszkoleniu samodzielnie obsługiwałam klientów i prowadziłam dokumentację. Otrzymałam ocenę celującą oraz rekomendacje, które załączam, od właściciela biura.

Taka forma dostarcza informacji o Twoich cechach, ale też o działaniach, w czasie których mogłeś dane cechy wykorzystać i rozwijać.

nie pisz: Jestem osobą niepełnosprawną i oczekuję likwidacji barier architektonicznych, gdyż inaczej nie podejmę pracy w Waszej firmie.
napisz: Mam orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności oraz rentę socjalną. Poruszam się o kulach, ale nie przeszkadza mi to w wykonywaniu pracy telefonistki. Mam miły głos, dobrą dykcję i lubię rozmawiać z ludźmi.

Taka forma zwraca uwagę pracodawcy na cechy i umiejętności, które masz, a nie na Twoje oczekiwania. Mówi, że „niepełnosprawność to normalna sprawa” i Ty wiesz, jak sobie z nią radzić. Pewnie wiele razy miałeś okazję przekonać się, że jeżeli jest dobra wola, to można przełamać wszystkie bariery.

zakończenie - w jednym akapicie należy zawrzeć nadzieję na zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną oraz gotowość szerszego zaprezentowania kandydatury i dostosowania się do proponowanego przez pracodawcę terminu.

Przykład:
nie pisz: Zgłoszę się na rozmowę, ale o terminie proszę poinformować mnie pod podanym numerem.
napisz: Chętnie zgłoszę się na rozmowę w wyznaczonym przez Państwa terminie i zaprezentuję szerzej swoją kandydaturę.

Taka forma wskazuje na gotowość kandydata do dostosowania się do zaproponowanych warunków.

Czego należy unikać, przygotowując CV lub list motywacyjny

powielania potocznie używanych formułek dotyczących cech kandydata - CV i list motywacyjny to Twoja osobista prezentacja,
stosowania sformułowań, które mogą opisywać każdą osobę (tzw. wodolejstwa),
stawiania warunków i oczekiwań pracodawcy oraz wskazywania tylko na własne korzyści (szczególnie materialne) płynące z podjęcia pracy - to miejsce prezentowania kandydatury, daj pracodawcy możliwość poznania Twoich mocnych stron, możesz poinformować go o swojej niepełnosprawności, ale wyjaśnij mu, jak skutecznie radzisz sobie z barierami, które napotykasz,
zniszczenia, pogniecenia i zabrudzenia dokumentów, a także dokonywania na nich odręcznych dopisków, poprawek i skreśleń,
popełniania błędów ortograficznych, gramatycznych i stylistycznych,
pomyłki w układzie dokumentów (CV ma formę blokową, list motywacyjny pisze się jak wypracowanie),
tworzenia uniwersalnego listu motywacyjnego - bez uwzględnienia wymagań adresata,
umieszczania nieaktualnych danych (np.: numeru telefonu - jeżeli pracodawca nie będzie mógł się z Tobą skontaktować, nie dowiesz się o możliwości zatrudnienia),
umieszczania informacji, których nie można sprawdzić lub na które nie ma odpowiednich dokumentów (ważne, aby skrupulatnie gromadzić wszystkie dokumenty mówiące o przebiegu zatrudnienia i edukacji - świadectwa, zaświadczenia itp.; w przypadku prac wolontarystycznych czy społecznych warto poprosić o zaświadczenia lub opinie, albo zachować podziękowania czy dyplomy - to też swego rodzaju dokumenty),
umieszczania informacji o osobie, która może udzielić Ci referencji, bez wcześniejszego uzgodnienia z nią tego faktu (przyszli pracodawcy lubią czasem „zasięgać języka” u poprzednich),
braku odręcznego podpisu pod zgodą na przetwarzanie danych osobowych.