Rozdział VIII - Osobiste spotkanie z pracodawcą, czyli rozmowa kwalifikacyjna (autoprezentacja)

Rozdział publikacji: Aktywnie szukam pracy

Osobiste spotkanie z pracodawcą to szczególny moment dla każdej osoby poszukującej pracy. Wzbudza wiele emocji, od jego efektu jest uzależniona możliwość podjęcia zatrudnienia.

W czasie osobistego spotkania z pracodawcą można najpełniej i najlepiej zaprezentować swoją kandydaturę. Można też popełnić najwięcej błędów, które wpłyną negatywnie na ocenę kandydata przez pracodawcę.

Co to jest autoprezentacja?
Jest to atrakcyjne przedstawienie własnej kandydatury, przykładanie wagi do mocnych stron, umiejętności i skutecznej komunikacji z rozmówcą. Autoprezentacja powinna kierować się zasadą atutu.

Co to jest zasada atutu?
Jest to taki sposób przedstawienia własnej kandydatury, by wskazywać tylko na swoje mocne i dobre strony. Każdy je ma, wystarczy tylko dobrze się zastanowić - każdy ma jakiś talent, trzeba go tylko odkryć.

Jak odkryć swoje mocne strony (swój talent)?
W odkryciu mocnych stron pomoże bilans kwalifikacji i umiejętności (patrz Rozdział III). Dzięki rzetelnemu dokonaniu bilansu atrakcyjne przedstawienie własnej kandydatury nie będzie stanowiło problemu.

Czy stosując zasadę atutu, oszukujemy rozmówcę?
Zdecydowanie nie. Nigdy i w żadnej sytuacji nie wolno oszukiwać rozmówcy. Zawsze trzeba dostarczać prawdziwych informacji na swój temat. Stosując zasadę atutu, trzeba dobrze znać samego siebie (patrz bilans umiejętności) i wskazywać pracodawcy to, co mamy dobrego do zaoferowania.

Co to jest asertywność i czy bycie asertywnym może pomóc w rozmowie z pracodawcą?
Zachowanie asertywne oznacza umiejętność wyrażania własnych uczuć, opinii postaw w sposób zdecydowany i bez lęku, ale jednocześnie liczenie się z odczuciami, opiniami i prawami drugiej osoby (naszego rozmówcy). Zachowanie asertywne wymaga akceptacji siebie i innych osób. To ważne, by być asertywnym, dzięki temu możemy osiągnąć zakładane cele, szanując przy tym inne osoby i ich prawa.

Zachowanie asertywne pozwala unikać konfliktów i nieporozumień, a mówiącemu daje satysfakcję, że wyraził swoje zdanie. Zachowanie asertywne różni się od zachowania uległego i agresywnego.

Bycie asertywnym może pomóc przy spotkaniu z pracodawcą, gdyż pozwoli na pełną prezentację twojej kandydatury. Nie staraj się jednak być asertywnym na siłę i prezentować tylko wyćwiczone zachowania. Pracodawca (rozmówca) odkryje to od razu i źle oceni. Spróbuj być po prostu naturalny (asertywność to cecha, która rozwija się z wiekiem). Dobre przygotowanie do rozmowy to podstawa.

Trudno w kilku słowach nauczyć kogoś bycia asertywnym. Jeżeli chcesz więcej dowiedzieć się na ten temat, możesz uczestniczyć w treningu asertywności (o informacje na temat asertywności i treningów asertywności pytaj np. doradcę zawodowego zatrudnionego w urzędzie pracy).

Czy niepełnosprawność może być przeszkodą w dobrej autoprezentacji?
Absolutnie nie. niepełnosprawność nie ma znaczenia, liczy się dobre przygotowanie do rozmowy i umiejętność odpowiadania na zadane przez pracodawcę pytania.

Co należy zrobić, aby przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej?
PRZED ROZMOWĄ

A. To, co dotyczy kandydata (czyli Ciebie)

• jeszcze raz zapoznaj się z dokonanym bilansem umiejętności i kwalifikacji (kierując się zasadą atutu) - dzięki bilansowi będziesz wiedział, jakie masz mocne strony i będziesz mógł swobodnie odpowiadać na pytania pracodawcy, prezentując swoją kandydaturę,
• ponownie przeanalizuj swoje CV i list motywacyjny (jego treść należy dobrze znać, gdyż pracodawca może pytać o różne zawarte w nim szczegóły),
• przygotuj krótką prezentację własnej osoby (Co może Pan/Pani powiedzieć o sobie? - to najczęściej zadawane pytanie podczas rozmowy kwalifikacyjnej); w celu przy gotowania prezentacji swojej osoby posługuj się bilansem umiejętności,
• przygotuj sobie odpowiednie ubranie i zadbaj o swój wygląd oraz higienę (patrz w dalszej części rozdziału).

B. To, co dotyczy wymaganych dokumentów (jakich pracodawca wymaga od Ciebie)

• przygotuj sobie wszystkie niezbędne dokumenty (w zależności od oferty: CV, list motywacyjny, świadectwa szkolne, świadectwa pracy, orzeczenia komisji lekarskich itp.),
• dokumenty poukładaj wg dat, oddzielnie każdy rodzaj; przechowuj je w specjalnej do tego celu przeznaczonej papierowej teczce - nie trzymaj tam innych rzeczy; pozwoli Ci to w łatwy elegancki sposób przekazać je pracodawcy,
• jeżeli niektóre świadectwa lub orzeczenia są zniszczone, zadbaj, by zostały podklejone przezroczystą taśmą,
  w obawie przed zgubieniem możesz zrobić kserokopie i zabierać je ze sobą do pracodawcy, a oryginały bezpiecznie trzymać w domu,
• CV i list motywacyjny muszą być zawsze czyste i estetyczne, bez plam, skreśleń i odręcznych poprawek, przygotowane na komputerze lub maszynie do pisania (patrz Rozdział IV).

C. To, co dotyczy firmy (w której starasz się o pracę)

• postarają się zebrać informacje na temat firmy, która zaprosiła Cię na rozmowę (profil działalności, od ilu lat działa, jakie ma sukcesy - do tego celu idealny jest Internet),
• zastanów się, jakie pytania chciałbyś zadać pracodawcy (szczególnie dotyczące obowiązków i wymagań, jakie ma pracodawca wobec Ciebie),
• jeszcze raz zapoznaj się z treścią ogłoszenia lub oferty pracy (w ten sposób przypomnisz sobie oczekiwania pracodawcy).

D. To, co dotyczy terminu rozmowy i dojazdu do pracodawcy

• sprawdź termin rozmowy (godzinę datę - planując inne działania, pamiętaj o rozmowie kwalifikacyjnej i wkomponuj ją w swój plan dnia),
• sprawdź, jak dojechać do pracodawcy (ustal plan dojazdu - czy możesz korzystać z transportu publicznego, z jakich środków lokomocji - autobus, tramwaj, metro, trolejbus - jaka jest odległość siedziby firmy od przystanku itp.),
• zaplanuj czas dojazdu (przewidując różne utrudnienia, które możesz napotkać na swojej drodze, zwłaszcza korki, opóźnienia komunikacji, trudności z zaparkowaniem itp.),
• nie spóźniaj się (dobre zaplanowanie trasy i czasu dojazdu z pewnością ci na to pozwolą) dobrze być na miejscu kilka minut przed czasem - będziesz mieć możliwość „zorientowania” się w sytuacji i krótkiego odpoczynku,
• jeżeli jeździsz na wózku, ustal wcześniej, czy w budynku do którego się wybierasz, są zlikwidowane bariery architektoniczne, jeżeli miejsce, do którego jedziesz, jest ci zupełnie nieznane, spróbuj przed wyznaczonym terminem rozmowy kwalifikacyjnej przemierzyć trasę, którą będziesz musiał pokonać, jadąc do pracodawcy (w ten sposób najlepiej zorientujesz się, ile potrzeba Ci czasu, jakie są dostępne środki lokomocji, z jakim utrudnieniami możesz się spotkać itp.).

PODCZAS ROZMOWY

• przywitaj się z osobą, która powita Cię w firmie, przedstaw się (imię i nazwisko), powiedz, z kim jesteś umówiony w jakiej sprawie,
• bądź grzeczny i uprzejmy dla każdej osoby, z którą rozmawiasz (nigdy nie wiadomo, od kogo zależy decyzja o zatrudnieniu kandydata, a poza tym dobre wychowanie to podstawa),
• jeżeli masz wierzchnie okrycie, postaraj się zostawić je przed wejściem do pokoju czy gabinetu pracodawcy (np. w poczekalni lub sekretariacie) - zapytaj sekretarkę lub recepcjonistkę, czy jest taka możliwość,
• jeżeli chciałbyś, by osoby w biurze pomogły Ci w czymś, zapytaj o to grzecznie i podziękuj,
• jeśli pracodawca poda Ci rękę, uściśnij ją pewnie - nigdy nie podawaj ręki pierwszy,
• usiądź, gdy otrzymasz zaproszenie, staraj się wybierać miejsce na wprost rozmówcy (również jeżeli jeździsz na wózku),
• staraj się nawiązać i utrzymywać z rozmówcą kontakt wzrokowy (nie patrz jednak natarczywie w oczy, nie taksuj spojrzeniem i nie rozglądaj się po pokoju),
• bądź pogodny (uśmiechaj się) i aktywnie uczestnicz w rozmowie (słuchaj, co mówi rozmówca i zapamiętuj najważniejsze rzeczy),
• formułuj odpowiedzi pełnymi zdaniami, nie odbiegaj jednak od tematu zadawanych pytań (bazuj na bilansie umiejętności - twoje odpowiedzi będą trafne i bardziej atrakcyjne),
• zadawaj odpowiednie pytania (nie pytaj o rzeczy i sprawy, które były już poruszane w czasie rozmowy),
• uprzedź pracodawcę o ewentualnych sytuacjach, które mogą zdarzyć się podczas rozmowy, a są związane z Twoją niepełnosprawnością; mów o tym otwarcie i śmiało, w sposób naturalny, a ośmielisz tym swojego rozmówcę, nie będzie zaskoczony,
• jeśli masz problemy z wymową, poinformuj rozmówcę, że w przypadku gdy nie będzie cię rozumiał, chętnie powtórzysz poszczególne słowa lub zdania, ewentualnie napiszesz je na kartce,
• spróbuj się odprężyć, bądź naturalny w sposobie zachowania (ale nie nadmiernie swobodny) - nie zapomnij o tym i bądź sobą,
• podziękuj rozmówcy za poświęcony ci czas i rozmowę, możesz zapytać, kiedy należy spodziewać się informacji, czy zostaniesz zatrudniony (nie pytaj jednak o to, czy zostaniesz zatrudniony - daj pracodawcy czas na zastanowienie).

Czego należy unikać podczas rozmowy kwalifikacyjnej?

• zbyt późnego przybycia na rozmowę - spóźnienia,
• przychodzenia na rozmowę z rodzicami lub opiekunami, którzy całkowicie przejmują inicjatywę i odpowiadają na pytania oraz prowadzą rozmowę za ciebie (czasami przybycie z osobą towarzyszącą jest konieczne, jednak osoba ta nie może robić niczego za ciebie - może pomóc, lecz nie wyręczać cię; to Ty jesteś kandydatem do pracy),
• picia alkoholu przed lub w trakcie rozmowy,
• palenia tytoniu, nawet jeśli dostaniesz akceptację rozmówcy,
• zaniedbanego wyglądu, brudnego ubrania oraz pogniecionych dokumentów,
• siadania bez czekania na zaproszenie,
• odpowiedzi na pytania monosylabami - „tak” lub „nie” (staraj się rozwinąć odpowiedź),
• mówienia nieprawdy na temat swoich możliwości, kwalifikacji i dotychczasowych doświadczeń zawodowych,
• krytykowania byłych pracodawców lub kolegów,
• aroganckich wypowiedzi, kłócenia się stawiania pracodawcy warunków, które musi dla ciebie spełnić (rozmowa kwalifikacyjna, a potem podjęcie pracy to pewna forma wymiany - pracodawca ma swoje obowiązki, ale może też od ciebie wymagać pewnych rzeczy; ty masz swoje prawa, które muszą być szanowane, ale masz też obowiązki zawodowe jako pracownik, które musisz wypełniać),
• przerywania rozmówcy i mówienia podniesionym tonem,
• wesołkowatości i nadmiernie swobodnego, wręcz zuchwałego zachowania,
• nadmiernego gestykulowania,
• rozsiadania się na krześle i rozglądania po pokoju.

O czym należy pamiętać podczas rozmowy kwalifikacyjnej?

• Osoba niepełnosprawna nie powinna zakładać złej woli ze strony pracodawcy. Pozwól rozmówcy czerpać ze swojej wiedzy na temat niepełnosprawności. Pomóż mu spojrzeć na świat z Twojej perspektywy. Wytłumacz, w jaki sposób radzisz sobie z różnymi czynnościami, jakie ułatwienia techniczne mogą Ci pomóc, co nie stanowi dla Ciebie problemu. Staraj się przekazać pracodawcy, że „niepełnosprawność to normalna sprawa”.
• Strój, który zakładasz, powinien być odpowiednio dobrany do miejsca, gdzie się udajesz oraz do charakteru pracy, o jaką się starasz. Jeżeli jest to praca biurowa, to ubranie powinno być bardziej oficjalne (dla kobiety garsonka lub spodnium - należy pamiętać o rajstopach o każdej porze roku oraz o butach zakrywających palce
  pięty; dla mężczyzny garnitur - z odpowiednio dobranym krawatem i koszulą). Należy unikać nadmiaru i wyzywającej biżuterii (dużych kolczyków, broszek, naszyjników, bransolet i sygnetów - dotyczy to również mężczyzn).
• W każdej sytuacji należy pamiętać o tym, by ubranie było czyste, bez plam dziur, a wygląd schludny. Kobiety muszą bezwzględnie unikać zbyt krótkich spódnic, obcisłych bluzek i sweterków, butów na koturnach, platformach i zbyt wysokich obcasach. Ubranie powinno być w stonowanych i spokojnych kolorach. Latem kolory mogą być jaśniejsze, pastelowe. Zawsze należy unikać dużych i wyraźnych wzorów, kwiatów oraz innych krzykliwych deseni.
• Higiena własnego ciała to również bardzo ważna sprawa (kąpiel, umycie włosów, zgolenie zarostu oraz użycie dezodorantu
  - w sytuacji stresu, jaką jest rozmowa kwalifikacyjna, potliwość ciała wzrasta, należy jednak unikać intensywnych perfum). Włosy powinny być estetycznie przystrzyżone, a w przypadku długich - upięte w kok, warkocz lub tzw. koński ogon. Makijaż powinien być bardzo delikatny (obowiązkowo należy unikać wyzywających kolorów cieni, szminek, dotyczy to również lakieru do paznokci, które muszą być czyste).
• Dokumenty, które przedkładamy pracodawcy, muszą być czyste, poukładane w kolejności i przetrzymywane w miejscu do tego przeznaczonym. Najlepiej kupić do tego celu odpowiednią papierową teczkę (jednobarwną, w stonowanym kolorze)
  - jest to drobny wydatek, a sprawia bardzo estetyczne i dobre wrażenie. Należy unikać noszenia dokumentów w reklamówce, damskiej torebce czy plecaku, gdyż się tam gniotą (a ponadto plecak nie pasuje do ubrania, które zakładamy do pracodawcy).
• Magia pierwszego wrażenia i mowy ciała będzie ci sprzyjać. Jeżeli uda ci się wywrzeć dobre pierwsze wrażenie, kolejne opinie pracodawcy na twój temat będą prawdopodobnie również dobre (uzyskasz kredyt zaufania). Wywieraniu dobrego wrażenia sprzyja pogodne nastawienie, uprzejme zachowanie i uśmiech.
• Rozmowa kwalifikacyjna, której uczestnikiem jest osoba niepełnosprawna, niewiele różni się od innych rozmów o pracę. Ważnym czynnikiem mającym znaczenie w przypadku zatrudniania osób niepełnosprawnych jest orzeczenie lekarskie o możliwości wykonywania danej pracy. Przed podjęciem starań o dane stanowisko warto zasięgnąć opinii lekarza lub doradcy zawodowego (patrz Rozdział VII).

Jakie pytania najczęściej padają podczas rozmowy kwalifikacyjnej?

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej pracodawca będzie starał się poznać kandydata jako potencjalnego pracownika, ale też jako człowieka. Będzie zadawał pytania dotyczące przebiegu pracy zawodowej, wykształcenia, posiadanych kwalifikacji umiejętności, ale także zainteresowań, sposobu spędzania wolnego czasu, planów na przyszłość.

Pracodawca będzie oceniał nie tylko Twoje kwalifikacje zawodowe, ale także motywację do pracy, otwartość na zmiany, chęć kształcenia i podnoszenia kwalifikacji, umiejętność pracy w zespole, entuzjazm energię, a także samodzielność. Staraj się być otwarty, nie piętrz trudności, lecz realnie oceniaj sytuację. Znajomość przepisów dotyczących zatrudniania osób niepełnosprawnych też może być Twoim atutem (patrz Rozdział XI).

Trudne pytania w czasie rozmowy kwalifikacyjnej
Istnieją pytania, na które odpowiedzi sprawiają trudności większości kandydatów. Do takich pytań należą przede wszystkim:

• pytania o doświadczenia i umiejętności, których nie mamy,
• pytania o przyczyny utraty poprzedniej pracy,
• pytania o wysokość wynagrodzenia.

W jaki sposób odpowiadać na trudne pytania?
Nie ma uniwersalnej recepty, która stanowiłaby wskazanie, jak odpowiadać na trudne pytania. Należy kierować się zasadą atutu pamiętać o tym, by mówić prawdę.

Gdy pracodawca pyta o doświadczenia i umiejętności, których nie mamy?
W takiej sytuacji należy wskazać na najbardziej zbliżone do oczekiwanych przez pracodawcę umiejętności i doświadczenia, które mamy. Należy także wyrazić gotowość szybkiego i skutecznego doszkolenia się, podniesienia lub poszerzenia posiadanych kwalifikacji. Postawa otwarta (gotowość do zmian) to bardzo ważna ceniona cecha.

Gdy pracodawca pyta o przyczyny utraty poprzedniej pracy?
W podobnej sytuacji należy unikać zrzucania winy za utratę zatrudnienia na byłego szefa lub kolegów z pracy (to nie jest dobrze postrzegane, należy patrzeć na siebie, a nie śle mówić o innych). Przyczyn, dla których człowiek rezygnuje z pracy lub szuka innego zatrudnienia, może być wiele.

Gdy poruszany jest temat wynagrodzenia?
Nie należy nigdy zaczynać rozmowy z pracodawcą od tego tematu. Najpierw przedstaw się jako dobry kandydat, potem myśl o wynagrodzeniu. Temat wynagrodzenia powinien wyjść od pracodawcy (nie bądź niecierpliwy) - to pracodawca powinien zadać pytanie, ile chciałby Pan(i) zarabiać? Dobrze jest wskazać pracodawcy, że zależy ci na podjęciu właśnie tej pracy, o jaką się ubiegasz, i odpowiedzieć np.: „Zależy mi na podjęciu pracy i jestem otwarty na propozycje dotyczące wysokości wynagrodzenia”. Przed pójściem na rozmowę dobrze jest dowiedzieć się od osób, które wykonują podobną pracę, o jaką się ubiegasz, ile może zarabiać osoba rozpoczynająca pracę w danym zawodzie i danym rejonie kraju (pamiętaj, że ludzie z większym stażem zarabiają zwykle więcej; Ty jesteś na początku drogi, ponadto w różnych rejonach kraju wynagrodzenie za tę samą pracę jest inne). Takie informacje pomogą w urealnieniu Twoich oczekiwań. Pytanie o wynagrodzenie to ważny, ale delikatny temat. Nie należy go unikać, ale trzeba zachowywać się taktownie.

Lista przykładowych pytań, które mogą pojawić się podczas rozmowy kwalifikacyjnej:

• Co Pan/Pani może powiedzieć o sobie?
• Jakie były powody zmiany dotychczasowej pracy?
• Dlaczego chce Pan/Pani pracować w naszej firmie?
• Co spowodowało, że wybrał/wybrała Pan/Pani ten zawód?
• Co Pan/Pani wie na temat naszej firmy?
• Proszę wymienić swoje trzy najważniejsze zalety?
• Proszę wymienić swoje trzy największe wady?
• Jakie korzyści odniesie nasza firma, zatrudniając Pana/Panią?
• Czy umie Pan/Pani pracować w sytuacji stresu?
• Co oznacza dla Pana/Pani sukces?
• Czy umie Pan/Pani współpracować w zespole?
• Z jakim ludźmi lubi Pan/Pani pracować, a z jakim nie i dlaczego?
• Woli Pan/Pani pracować w grupie czy samodzielnie?
• Jakie maszyny/programy komputerowe umie Pan/Pani obsługiwać?
• Od kiedy chciałby/chciałaby Pan/Pani rozpocząć pracę w naszej firmie?
• Ile chciałby/chciałaby Pan/Pani na tym stanowisku zarabiać?
• Jakie są Pana/Pani zainteresowania?
• Jak lubi Pan/Pani spędzać wolny czas?
• Proszę w kilku zdaniach zaprezentować swoją kandydaturę.

Jakie „niespodzianki” może przygotować pracodawca?
Czasem pracodawcy stosują do oceny kandydata:

• różnego rodzaju testy psychologiczne (badające osobowość lub poziom inteligencji),
• próbki praktycznych umiejętności (kandydat otrzymuje zadanie, które wykonuje się na danym stanowisku - np. osoba starająca się o pracę sekretarki jest proszona o przepisanie na komputerze krótkiego tekstu, by sprawdzić, jak radzi sobie z obsługą komputera),
• zadania grupowe (na spotkanie zaproszonych jest kilku kandydatów, którzy otrzymują do realizacji jakieś zadanie, pracodawca przygląda się, jak radzą sobie poszczególni kandydaci, i na tej podstawie ocenia ich możliwości).

W czasie spotkania w firmie możesz zetknąć się z takimi lub podobnymi sytuacjami, bądź na to przygotowany i nie obawiaj się ich. Każda osoba pracująca kiedyś poszukiwała zatrudnienia.

Spis treści

I Rynek pracy

II Opracowanie planu działania - jak szukać pracy?

III Bilans umiejętności i mocnych stron

IV Dokumenty aplikacyjne (CV i list motywacyjny)

V Poszukiwanie pracy przez telefon

VI Czy Internet może zwiększyć szansę na znalezienie pracy?

VII W czym może pomóc urząd pracy?

VIII Osobiste spotkanie z pracodawcą, czyli rozmowa kwalifikacyjna (autoprezentacja)

IX Wolontariat szansą rozwoju osobistego i zawodowego

X Własna działalność gospodarcza

XI Korzyści dla pracodawców zatrudniających osoby niepełnosprawne

XII Podstawowe zagadnienia prawne

Aneks

Autor: Magda Gorczyca, Katarzyna Karczmarczyk
Źródło: "Aktywnie szukam pracy"